Drei Tabs offen: Pipedrive mit bunter Pipeline, HubSpot mit Kontakt-Timeline, Close mit Call-Dashboard. Jedes der drei Tools verspricht das beste CRM für Kleinunternehmen zu sein. Nach zwei Wochen Demo-Marathon zeigt sich aber: Alle drei sind solide CRMs, sie sind nur für komplett verschiedene Vertriebs-Realitäten gebaut. Wer 80 Calls am Tag fährt, braucht ein anderes Tool als wer einen langen B2B-Zyklus über mehrere Touchpoints managt.
Transparenz-Hinweis: Als HubSpot Gold Partner setzen wir HubSpot in 90+ Projekten produktiv ein. Pipedrive und Close haben wir hands-on getestet, mehrere Kunden haben wir aus beiden Tools nach HubSpot migriert. Dieser Vergleich ordnet die drei Tools entlang dessen ein, was wir in der Praxis sehen.
Wofür stehen Pipedrive, HubSpot und Close?
Die drei CRMs lassen sich auf je einen Satz reduzieren. Pipedrive ist das visuelle Sales-CRM. HubSpot ist die All-in-One-Plattform mit kostenlosem CRM-Fundament. Close ist das Vertriebs-CRM für Teams, die hauptsächlich am Telefon arbeiten.
- Pipedrive fokussiert sich auf Pipeline-Management. Du siehst Deals als Karten in Spalten, ziehst sie von Phase zu Phase. Ideal für 1 bis 3 Sales-User mit einem klaren, kurzen Zyklus.
- HubSpot ist eine Plattform mit Marketing-, Sales-, Service- und Operations-Hub. Das CRM selbst ist kostenlos, du zahlst erst, wenn du Marketing- oder Sales-Pro-Funktionen brauchst. Lies dazu den Überblick in Was ist HubSpot.
- Close hat als einziges der drei Tools einen vollwertigen Power-Dialer und Voice-over-IP eingebaut. Du klickst auf einen Kontakt, das Telefon klingelt, das Gespräch wird automatisch protokolliert. Für Teams mit hohem Call-Volumen ein echter Produktivitäts-Hebel.
Diese Positionierung erklärt schon viel. Wenn dein Vertrieb aus 30 Telefonaten pro Tag besteht, ist HubSpot eine Plattform für ein Problem, das du nicht hast. Wenn du Inbound-Leads über Webseite, Social und Ads generierst und mit Nurturing-Strecken bespielen willst, bist du in Close falsch.
Was kosten die drei CRMs im 5-User-Setup?
Vergleich bei 5 Usern und vergleichbarem Funktionsumfang. Wir konfigurieren jedes Tool so, dass es einen kleinen, gemischten Vertrieb mit E-Mail-Marketing, Web-Formularen und Quotes abdecken kann.
| Position | HubSpot | Pipedrive | Close |
|---|---|---|---|
| Basis-Lizenz (5 User) | 450€ (Sales Hub Pro, 5×90€) | 295€ (Premium, 5×59€) | ~462€ (Growth, 5×99$) |
| E-Mail-Marketing | Basics im Free CRM, Customer Platform Bundle 45€ | 13,33€ (Campaigns Add-on) | inklusive (Bulk-Mails) |
| Formulare & Web-Tracking | ✅ inklusive im Free CRM | 32,50€ + 41€ (LeadBooster + Web Visitors) | ❌ nicht im Fokus |
| Power-Dialer / VoIP | Calling-Add-on (extern, z.B. Aircall) | Aircall oder Drittanbieter | ✅ inklusive ab Growth |
| Quotes / Angebote | ✅ inklusive im Sales Hub | 32,50€ (Smart Docs Add-on) | einfache Angebote inklusive |
| Gesamt/Monat | ~495€ | ~414€ | ~462€ |
Preise bei jährlicher Abrechnung, 5 User. Stand: Mai 2026. Close-Preise in USD umgerechnet. Quellen: hubspot.de, pipedrive.com, close.com.
Erkenntnis: Pipedrive ist im 5-User-Setup mit Add-ons rund 50€ pro Monat günstiger als HubSpot oder Close. Der echte Hebel liegt aber nicht im Preis: HubSpot bleibt mit kostenlosem CRM für unbegrenzt viele User skalierbar, Close enthält den Power-Dialer nativ. Wer auf Add-ons verzichtet und die Free-Funktionen des HubSpot CRMs nutzt, fährt im Einstieg günstiger als bei jedem Pipedrive-Tier.
Auf die HubSpot Kosten gehen wir in einem eigenen Artikel im Detail ein. Wichtig hier: Das HubSpot CRM bleibt für unbegrenzt viele User kostenlos. Du zahlst nur dann, wenn du Sales- oder Marketing-Pro-Funktionen brauchst. Pipedrive und Close lizenzieren pro User ab dem ersten Tag.
Lizenz-Modell auf einen Blick
HubSpot
- CRM-Fundament kostenlos, beliebig viele User
- Sales Hub Starter 9€/User, Sales Hub Pro 90€/User
- Marketing Hub kontaktbasiert separat
- Customer Platform Bundle ab 9€/User für alle Hubs auf Starter-Level
Pipedrive & Close
- Pipedrive: 4 Tier (Lite 14€, Growth 39€, Premium 59€, Ultimate 79€ pro User)
- Close: 4 Tier (Solo 9$, Essentials 35$, Growth 99$, Scale 139$ pro Seat)
- Pipedrive-Add-ons werden pro Firma lizenziert
- Kein kostenloser Einstieg, nur 14-Tage-Trial
Welches CRM passt zu welchem Vertriebs-Stil?
Die wichtigste Frage bei der CRM-Auswahl ist nicht der Funktionsumfang. Sondern: Wie sieht der Vertriebs-Alltag bei dir konkret aus? Hier sind die drei Profile, in die fast alle Kleinunternehmen fallen.
In der Praxis sehen wir die meisten Kleinunternehmen in der HubSpot-Kategorie landen, weil sie früher oder später Marketing dazu wollen. Pipedrive-Kunden migrieren oft nach 18 bis 24 Monaten, wenn sie sich aus dem Tool herausgewachsen haben. Close-Kunden bleiben meist langfristig in Close, kombinieren es aber mit HubSpot als Marketing-Layer.
Wo liegen die wichtigsten Unterschiede im Alltag?
Vier Bereiche entscheiden, ob ein CRM nach drei Monaten produktiv genutzt wird oder als Datenfriedhof endet: Automatisierung, Reporting, Call-Stack und Marketing-Integration.
| Bereich | Pipedrive | HubSpot | Close |
|---|---|---|---|
| Automatisierung | Basis-Workflows, keine Verzweigungen | Komplexe Workflows mit If/Then-Logik | Sequenzen für E-Mail und Calls |
| Reporting | Sales-KPIs, ein Objekt pro Report | Cross-Object-Reports, Custom-Builder | Call- und Aktivitäts-Reports stark |
| Call-Stack | Aircall-Integration nötig | HubSpot Calling oder Aircall | Built-in Power-Dialer, VoIP nativ |
| Marketing | Campaigns-Add-on, einfache E-Mails | Vollständiger Marketing-Hub | Nur Bulk-E-Mails, kein Funnel-Aufbau |
| Lernkurve | Sehr flach, 1 Tag Onboarding | Mittel bis steil, 1-2 Wochen | Flach für Vertrieb, etwas Setup |
Bei HubSpot Workflows haben wir die Automatisierung im Detail aufgeschlüsselt. Der entscheidende Punkt: Pipedrive-Automationen reichen für einfache Sales-Prozesse. Sobald du Lead-Routing nach Land, Marketing-Qualifizierung mit automatischer Sales-Übergabe oder ERP-Anbindungen brauchst, kommst du an Grenzen.
Beim Reporting ist der Unterschied technisch begründet. HubSpot verknüpft Kontakte, Unternehmen, Deals und Aktivitäten in einer Datenbank, du kannst über alle Objekte hinweg auswerten. Pipedrive und Close fokussieren auf Sales-Daten und liefern dort starke Standard-Reports. Wer aber wissen will, welche Marketing-Kampagne zu welchen geschlossenen Deals geführt hat, braucht HubSpot oder einen externen BI-Layer.
Wann ist der Wechsel zu HubSpot sinnvoll?
Sechs Trigger sehen wir in der Praxis am häufigsten. Wer drei oder mehr davon abnickt, hat HubSpot meist schon im Blick:
- Team wächst über 5 User. Die per-User-Lizenz von Pipedrive und Close skaliert linear. HubSpot wird relativ günstiger, weil das CRM-Fundament für alle User kostenlos bleibt.
- Marketing soll in eins. Wer Newsletter, Landing Pages, Social-Posts und Ads aus einem Tool steuern will, kommt an HubSpot praktisch nicht vorbei.
- Mehrere Lead-Quellen. Web, Social, Events, Empfehlungen, Outbound. Wer Attribution sauber will, braucht eine Plattform, die alle Quellen nativ kennt.
- Cross-Object-Reports. Sobald die Frage „Welche Branche hat welche Deal-Größe in welcher Pipeline-Phase" auftaucht, wird HubSpot zur Pflicht.
- Custom-Objekte werden gebraucht. Anlagen, Produkte, Verträge, Projekte als eigene Datentypen. Pipedrive und Close sind hier limitiert.
- Service-Tickets sollen ins selbe Tool. HubSpot Service Hub teilt sich die Kontaktdatenbank mit Sales. Pipedrive und Close haben keine vergleichbare Lösung.
Der Wechsel selbst ist machbar. HubSpot bietet native Importer für Pipedrive- und Close-Daten. Kontakte, Unternehmen, Deals und Aktivitäten kommen durch, die Migration dauert je nach Datenmenge 1 bis 3 Wochen. Wir begleiten solche Wechsel als HubSpot Setup oder als laufende HubSpot Admin Betreuung. Wer unsicher ist, ob der Wechsel sich rechnet, kann mit einem HubSpot Audit starten.
Praxis-Hinweis: Viele Kunden migrieren von Pipedrive zu HubSpot, nutzen Close aber parallel weiter — als reines Call-Tool für das Outbound-Team. Das funktioniert über die HubSpot-Close-Integration und vermeidet, dass das Vertriebsteam einen Workflow verliert, der nachweislich Calls produziert.
Welches CRM passt zu dir?
Die nüchterne Empfehlung aus über 90 Projekten:
- Pipedrive, wenn du 1 bis 3 Vertriebler hast, Marketing extern bleibt und du in den nächsten 12 Monaten nicht stark wächst. Geringster Onboarding-Aufwand, klarer Vertriebs-Fokus.
- HubSpot, wenn du 5+ User hast, Marketing dazu willst, mehrere Lead-Quellen integrierst oder langfristig auf einer Plattform aufbauen möchtest. Das kostenlose HubSpot CRM ist auch ein guter Einstiegspunkt zum Testen, ohne Lizenz-Druck.
- Close, wenn dein Vertrieb zu 70%+ aus Telefonaten besteht und Call-Effizienz ein echter Hebel ist. Marketing wird dann extern oder über HubSpot dazu gestellt.
- Excel oder Outlook noch? Dann ist der Wechsel auf ein CRM wichtiger als die Wahl zwischen den dreien. Jede Option ist besser als kein CRM.
Wer zwischen den drei Tools schwankt, sollte nicht primär nach Feature-Listen entscheiden. Die Frage ist: Wie sieht dein Vertriebs-Alltag in 18 Monaten aus, und welches Tool wächst mit dem geringsten Reibungsverlust mit dir mit. Unsere Kundenprojekte zeigen, wie verschiedene Setups in der Praxis aussehen.
Häufige Fragen: Pipedrive, HubSpot und Close im Vergleich
Welches CRM ist am günstigsten für Kleinunternehmen?
Bei jährlicher Zahlung und vergleichbarem 5-User-Setup liegt Pipedrive Premium mit Add-ons bei rund 414€/Monat, HubSpot Sales Hub Pro inkl. Customer Platform Bundle bei ~495€, Close Growth bei ~462€. Im reinen Sales-Setup ohne Marketing-Add-ons ist HubSpot mit dem kostenlosen CRM-Fundament plus Sales Hub Pro bei 450€/Monat günstiger als Pipedrive oder Close. Das HubSpot CRM bleibt zusätzlich für unbegrenzt viele User kostenlos.
Kann ich Close und HubSpot parallel nutzen?
Ja. Es gibt eine native Integration, die Kontakte und Aktivitäten zwischen Close und HubSpot synchronisiert. Viele Outbound-Teams nutzen Close als Call-Stack und HubSpot als zentrales CRM plus Marketing-Plattform. Das Setup ist überschaubar und vermeidet, dass das Vertriebsteam einen Tool-Wechsel mitmachen muss.
Welches der drei Tools hat das beste Reporting?
HubSpot, mit Abstand. Cross-Object-Reports, Custom-Builder und Marketing-Attribution gibt es bei Pipedrive und Close nicht in vergleichbarer Tiefe. Wer Sales und Marketing zusammen auswerten will, hat in HubSpot den größten Hebel.
Eignet sich Close für deutsche Vertriebs-Teams?
Ja, aber mit Einschränkungen. Die Oberfläche ist auf Englisch, die VoIP-Funktion arbeitet weltweit. Für reinen DACH-Outbound funktioniert Close, der Support ist allerdings nur englischsprachig. Wer deutschsprachiges Onboarding und Support braucht, fährt mit HubSpot oder Pipedrive ruhiger.
Wie aufwendig ist die Migration von Pipedrive zu HubSpot?
1 bis 3 Wochen, je nach Datenmenge und Bereinigungs-Bedarf. HubSpot hat einen nativen Importer für Pipedrive. Kontakte, Unternehmen, Deals und Aktivitäten kommen durch. Vor der Migration empfehlen wir, Property-Mapping und Pipeline-Stages sauber zu planen.
Brauche ich Marketing-Funktionen im CRM?
Hängt von der Lead-Quelle ab. Wer rein über Outbound oder Empfehlung verkauft, kommt ohne Marketing-Layer aus. Wer Inbound-Leads über Webseite, SEO oder Content bekommt, profitiert massiv von einer Plattform, die Lead-Generierung und Lead-Nurturing verbindet. Mehr dazu in unserem HubSpot-Guide.
Kann ich HubSpot kostenlos testen?
Ja, dauerhaft. Das HubSpot CRM ist kostenlos mit unbegrenzten Kontakten und bis zu 5 Usern für die kostenpflichtigen Hubs. Pipedrive bietet eine 14-Tage-Testversion, Close eine 14-Tage-Trial. HubSpot ist also das einzige Tool, das du langfristig kostenfrei evaluieren kannst.
