HubSpot Listen sind das zentrale Werkzeug, um deine Kontakte zu segmentieren und gezielt anzusprechen. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du aktive und statische Listen erstellst, welche Filter du kombinieren kannst und wie du Listen für Newsletter, Automationen und Sales-Prozesse einsetzt. Basierend auf über 90 Kundenprojekten und 9+ Jahren Erfahrung als HubSpot Gold Partner.
Was sind HubSpot Listen und wozu brauche ich sie?
HubSpot Listen sind dynamische oder statische Segmente deiner Kontakte, Unternehmen oder Deals, die du anhand beliebiger Eigenschaften filtern kannst. Sie funktionieren wie intelligente Excel-Listen, die Daten aus dem gesamten CRM zusammenziehen und dir genau die Datensätze liefern, die du brauchst.
Stell dir vor, du hast drei verschiedene Excel-Listen: eine mit Kontaktdaten, eine mit Unternehmensdaten und eine mit Deal-Daten. Ob du HubSpot kostenlos nutzt oder einen bezahlten Plan hast — Listen sind in jeder Version verfügbar. HubSpot Listen kombinieren alle drei und spucken dir genau die Ergebnisse aus, die deinen Kriterien entsprechen. Du kannst zum Beispiel alle Kontakte finden, die über LinkedIn als Lead reingekommen sind, ein Budget zwischen 2.500 und 5.000 Euro haben und noch keinen offenen Deal besitzen.
Der entscheidende Vorteil gegenüber manueller Filterung: Listen lassen sich einmal anlegen und dann für Newsletter, Sales-Prozesse, Automationen und Reporting wiederverwenden. Du baust die Abfrage einmal und nutzt das Ergebnis an vielen Stellen in HubSpot.
Was ist der Unterschied zwischen aktiven und statischen Listen?
HubSpot unterscheidet zwei Listentypen: aktive Listen aktualisieren sich automatisch, wenn Kontakte die definierten Kriterien erfüllen oder nicht mehr erfüllen. Statische Listen sind Momentaufnahmen, die sich nach dem Erstellen nicht mehr automatisch verändern. Die Wahl des richtigen Typs bestimmt, wie du die Liste später einsetzen kannst. Was die einzelnen HubSpot-Tiers an Listenlimits bieten, hängt direkt von deiner Lizenz ab.
| Eigenschaft | Aktive Liste | Statische Liste |
|---|---|---|
| Aktualisierung | Automatisch, in Echtzeit | Nur manuell |
| Kontakte hinzufügen | Automatisch bei Kriterienerfüllung | Manuell oder per Import |
| Kontakte entfernen | Automatisch wenn Kriterien nicht mehr passen | Nur manuell |
| Bester Einsatz | Newsletter, Automationen, laufendes Reporting | Einmalige Kampagnen, Research, Abarbeiten von Leads |
| Anzahl Kontakte | Variiert ständig | Bleibt fix nach Erstellung |
Faustregel: Nutze aktive Listen für alles, was sich laufend aktualisieren soll (Newsletter-Empfänger, Workflow-Trigger, Dashboards). Statische Listen sind ideal für einmalige Aktionen — zum Beispiel eine Messenachbereitung oder eine gezielte Outreach-Kampagne.
Wie erstelle ich eine HubSpot Liste Schritt für Schritt?
Eine HubSpot Liste erstellst du in wenigen Klicks: Wähle den Listentyp (aktiv oder statisch), lege die Basis fest (kontakt- oder unternehmensbasiert) und definiere deine Filterkriterien. HubSpot zeigt dir sofort eine Vorschau, wie viele Datensätze deiner Abfrage entsprechen.
- Schritt 1 — Listentyp wählen: Gehe zu Kontakte → Listen → Liste erstellen. Wähle zwischen aktiver und statischer Liste.
- Schritt 2 — Basis festlegen: Entscheide, ob die Liste auf Kontakten oder Unternehmen basieren soll. Kontaktbasierte Listen sind der Standard.
- Schritt 3 — Filter setzen: Wähle Kontakteigenschaften, Unternehmensdaten, Deal-Informationen oder Aktivitäten als Filterkriterien.
- Schritt 4 — Vorschau prüfen: HubSpot zeigt dir in Echtzeit, wie viele Kontakte deine Kriterien erfüllen.
- Schritt 5 — Speichern: Gib der Liste einen aussagekräftigen Namen und speichere sie ab.
Wie kombiniere ich Filter und Eigenschaften in HubSpot Listen?
Die Stärke von HubSpot Listen liegt in der Kombination verschiedener Eigenschaften aus dem gesamten CRM-Ökosystem. Du kannst Kontakteigenschaften mit Unternehmensdaten, Deal-Informationen, Aktivitäten und Produkten verknüpfen, um hochpräzise Segmente zu erstellen.
HubSpot arbeitet mit UND/ODER-Logik: Innerhalb eines Blocks müssen alle Bedingungen zutreffen (UND). Zwischen Blöcken reicht es, wenn ein Block zutrifft (ODER). Diese Block-Logik erlaubt dir komplexe Abfragen aufzubauen. Du kannst zum Beispiel sagen: Zeige mir alle Kontakte, deren Ziel "Mehr Leads" ist UND deren Budget zwischen 2.500 und 5.000 Euro liegt — ODER die über LinkedIn reingekommen sind UND bereits einen offenen Deal haben.
Die verfügbaren Filterkategorien umfassen das gesamte HubSpot CRM: Kontakteigenschaften (Name, E-Mail, Lifecycle-Phase, Quelle), Unternehmensdaten (Branche, Größe, Standort), Deal-Eigenschaften (Phase, Betrag, Abschlussdatum), Aktivitäten (E-Mails, Meetings, Anrufe) und sogar Formulareinreichungen oder Seitenbesuche.
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Wofür kann ich HubSpot Listen einsetzen?
HubSpot Listen sind vielseitig einsetzbar: von Newsletter-Segmentierung über Sales-Qualifizierung bis hin zu Ausschlusslisten für Marketingkampagnen. Jede Liste, die du erstellst, kann an mehreren Stellen im System wiederverwendet werden — das macht sie zum Grundbaustein jeder CRM-Strategie.
| Anwendungsfall | Listentyp | Beispiel |
|---|---|---|
| Newsletter-Versand | Aktiv | Alle Marketing-Kontakte mit Opt-in nach Branche segmentiert |
| Workflow-Trigger | Aktiv | Neue Leads mit bestimmter Quelle automatisch in Nurturing-Sequenz |
| Sales-Prospecting | Statisch | 100 qualifizierte Kontakte zum Abtelefonieren |
| Ausschlussliste | Aktiv | Kontakte, die sich abgemeldet haben oder Wettbewerber sind |
| Event-Einladung | Statisch | Einmalige Einladung an Kunden aus einer bestimmten Region |
| Reporting & Analyse | Aktiv | Dashboard-Widget: Wie viele SQLs haben wir aktuell? |
Besonders mächtig werden Listen in Kombination mit HubSpot Sales Hub Workflows: Du erstellst eine aktive Liste mit bestimmten Kriterien, nutzt sie als Enrollment-Trigger für einen Workflow und lässt HubSpot automatisch Follow-up-E-Mails senden, Tasks erstellen oder Deals anlegen. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt unser ARONA Case Study. So wird aus einer simplen Filterliste eine vollautomatische Lead-Bearbeitung.
Welche Best Practices gibt es für HubSpot Listen?
Die wichtigste Best Practice für HubSpot Listen: Starte immer mit der Frage, was du herausfinden oder erreichen willst, bevor du Filter setzt. Klare Benennung, regelmäßige Pflege und eine durchdachte Datenstruktur sind die Grundlage für Listen, die langfristig funktionieren.
- Aussagekräftige Namen: Nutze ein Namensschema wie "[Typ] - [Zweck] - [Kriterium]", z.B. "Aktiv - Newsletter - DACH Region". So findest du Listen auch bei 50+ Stück sofort wieder.
- Datenqualität zuerst: Listen sind nur so gut wie deine Daten. Wenn Eigenschaften nicht gepflegt sind, liefern auch die besten Filter keine brauchbaren Ergebnisse. Ein CRM-Audit deckt Lücken auf.
- Nicht zu viele Listen: Jede Liste braucht Pflege. Lösche oder archiviere Listen, die du nicht mehr brauchst. In vielen HubSpot-Konten finden wir 200+ verwaiste Listen.
- Vorher planen: Überlege dir, welche Eigenschaften du brauchst und ob sie bereits in deinem CRM existieren. Fehlende Properties müssen erst angelegt und gepflegt werden.
- Test mit Vorschau: Prüfe immer die Vorschau, bevor du eine Liste speicherst. Stimmt die Anzahl? Sind die richtigen Kontakte dabei? Ein Blick auf die ersten 10 Ergebnisse reicht oft aus.
- Ausschlusslisten einsetzen: Lege eine zentrale Ausschlussliste an für Kontakte, die keine Marketingkommunikation erhalten sollen — Wettbewerber, Abmelder, interne Kontakte.
Fazit: Listen als Grundlage für gezieltes CRM-Marketing
HubSpot Listen sind kein Nice-to-have, sondern die Grundlage für jede gezielte Kommunikation in deinem CRM. Ohne saubere Segmentierung verschickst du entweder Massenmails ohne Relevanz oder du bearbeitest Leads manuell — beides kostet Zeit und Performance. In unserem kostenlosen Workshop zeigen wir dir, wie du Listen und Reports so kombinierst, dass dein Team damit wirklich arbeitet.
Zusammenfassung: Aktive Listen für laufende Prozesse (Newsletter, Workflows, Reporting), statische Listen für einmalige Aktionen (Kampagnen, Research, Sales-Outreach). Filter über Kontakte, Unternehmen, Deals und Aktivitäten kombinieren. Datenqualität und klare Benennung sind Pflicht — sonst werden Listen schnell unübersichtlich.
Häufige Fragen zu HubSpot Listen
Wie viele Listen kann ich in HubSpot erstellen?
Die Anzahl hängt vom HubSpot-Tier ab: Free und Starter erlauben 25 aktive und 1.000 statische Listen. Professional bietet 1.000 aktive und 1.000 statische Listen. Enterprise hat 1.500 aktive und 1.500 statische Listen. Für die meisten Unternehmen reicht Professional völlig aus.
Was ist der Unterschied zwischen aktiven und statischen Listen?
Aktive Listen aktualisieren sich automatisch: Sobald ein Kontakt die definierten Kriterien erfüllt, wird er hinzugefügt — und entfernt, wenn die Kriterien nicht mehr passen. Statische Listen sind Momentaufnahmen, die sich nach dem Speichern nicht mehr automatisch ändern.
Kann ich Listen für Newsletter verwenden?
Ja, Listen sind die Standardmethode für Newsletter-Segmentierung in HubSpot. Erstelle eine aktive Liste mit deinen Zielkriterien (z.B. Branche, Lifecycle-Phase, Region) und wähle diese beim E-Mail-Versand als Empfängerliste aus.
Welche Eigenschaften kann ich als Filter nutzen?
Du kannst alle Eigenschaften aus dem gesamten HubSpot-Ökosystem nutzen: Kontakteigenschaften, Unternehmensdaten, Deal-Informationen, Aktivitäten (E-Mails, Anrufe, Meetings), Formulareinreichungen, Seitenbesuche, Produktdaten und Workflow-Mitgliedschaften.
Wie funktioniert die UND/ODER-Logik bei Filtern?
Innerhalb eines Filterblocks werden alle Bedingungen mit UND verknüpft — alle müssen zutreffen. Zwischen verschiedenen Blöcken gilt ODER — es reicht, wenn ein Block zutrifft. So baust du komplexe Abfragen mit mehreren Kriteriengruppen auf.
Was ist eine Ausschlussliste in HubSpot?
Eine Ausschlussliste (Suppression List) enthält Kontakte, die von bestimmten Marketingaktivitäten ausgeschlossen werden sollen — zum Beispiel Wettbewerber, abgemeldete Kontakte oder interne Mitarbeiter. Du kannst sie beim E-Mail-Versand oder in Workflows als Ausschluss angeben.
Kann ich kontakt- und unternehmensbasierte Listen erstellen?
Ja, HubSpot unterstützt sowohl kontaktbasierte als auch unternehmensbasierte Listen. In kontaktbasierten Listen kannst du trotzdem nach Unternehmensdaten filtern — zum Beispiel alle Kontakte aus Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern aus der IT-Branche.
Brauche ich saubere Daten für gute Listen?
Ja, Listen sind nur so gut wie die Daten dahinter. Wenn Eigenschaften wie Lifecycle-Phase, Quelle oder Branche nicht gepflegt sind, liefern auch die besten Filter keine brauchbaren Ergebnisse. Investiere zuerst in Datenqualität, bevor du komplexe Listen aufbaust.
