Ulrich Müller Wealth Academy GmbH 1CRM Migration Von 7 Tools auf ein System — mit 100% automatisiertem Fulfillment
Seminarbetrieb, Membership, Events, Support — alles lief über verschiedene Tools. Marc aus dem Operations-Team erzählt, wie UMWA den Neustart gewagt hat.
Ausbildung im Aktien- und Optionshandel
Die Ulrich Müller Wealth Academy zeigt Menschen, wie sie ihre Geldanlage in die eigenen Hände nehmen. Seminare, Membership, Events, Webinare, Support — und ein Buch. Rund 20 Mitarbeiter, knapp zweistelliger Millionenumsatz.
Marc verantwortet Operations und Fulfillment — und hat die komplette Systemmigration von 1CRM zu HubSpot begleitet. Seit Oktober 2024 arbeiten UMWA und MAUTTEC zusammen.
So sah es vorher aus
1CRM als Open-Source-Lösung, dazu 7-8 weitere Tools für E-Mail-Marketing, Membership und Fulfillment. Single Source of Truth war das Ziel — aber nur „mäßig gelungen“.
7-8 Tools gleichzeitig
1CRM, mehrere E-Mail-Marketing-Tools, Membership-Plattform, Zahlungsanbieter — jede Änderung musste in drei Systemen gleichzeitig gepflegt werden.
1CRM: Nerdy und komplex
Open-Source-CRM mit einer UI, die nur Entwickler liebten. Für jeden Report brauchte man „halbe Programmiererarbeit“ — keine Chance für das Team.
Black Box bei Umsatz-Attribution
Welcher Funnel generiert welchen Umsatz? Niemand konnte es sagen. Die Daten waren verstreut, voller Dubletten und nicht verknüpft.
Manuelles Fulfillment
Vom Abschluss bis zum Onboarding: alles Handarbeit. E-Mail ändern hieß drei Systeme updaten. Kein Setter/Closer-Modell, jeder machte alles.
„Wir haben zu OneCRM schon großen Schritt gemacht, was Effizienz angeht — und haben das jetzt locker noch mal verdoppelt, wenn das reicht.“
Marc Enseleit, Head of Sales & Support UMWA GmbH Was sich verändert hat
Automatisiertes Fulfillment
Vom Abschluss über Rechnung und Welcome-Mails bis zu Erinnerungen — alles läuft automatisch. Nur zwei manuelle Schritte sind geblieben: Zahlung zuordnen in der Buchhaltung und ein physischer Brief (bewusste Entscheidung).
Systeme statt 7-8
HubSpot Pro Suite + Zahlungsanbieter. Alles andere wurde konsolidiert: Sales, Marketing, Fulfillment, Event-Management, Reporting — ein System für alles.
Skalierbar ohne Personalaufstockung
„Extrem hohen Automatisierungsgrad erreicht, der halt einfach funktioniert.“ — Die Grundlage steht, und UMWA kann wachsen, ohne proportional Personal aufzubauen.
„Am Ende haben wir jetzt halt einfach in ganz vielen Bereichen einen extrem hohen Automatisierungsgrad erreicht, der halt einfach funktioniert. Es klappt wirklich fast alles. Das, was man sich so vorstellt an Automatisierung.“
Marc Enseleit, Head of Sales & Support UMWA GmbH Vorher
- 7-8 verschiedene Tools
- 1CRM: „nerdy“, komplexes Reporting
- E-Mail ändern = 3 Systeme updaten
- Manuelle Fulfillment-Prozesse
- Kein Setter/Closer-Modell
- Black Box bei Umsatz-Attribution
Nachher
- HubSpot als Single Source of Truth
- Intuitive UI — auch für ältere Kollegen
- Eine Änderung = überall aktualisiert
- Vollautomatisches Fulfillment
- Setter → Closer Pipeline strukturiert
- Klare Funnel-Attribution und Reporting
7 Tools, null Überblick?
UMWA hat den Neustart gewagt — und heute läuft alles über ein System. Vollautomatisch.