Die Sales Pipeline ist das Herzstück deines Vertriebs in HubSpot — sie zeigt dir auf einen Blick, wo jeder Deal steht, wie viel Umsatz offen ist und wo es hakt. In diesem Artikel zeige ich dir, wie du eine Sales Pipeline in HubSpot einrichtest, Deal-Phasen sinnvoll definierst und Automatisierungen zwischen Phasen einbaust. Basierend auf über 60 HubSpot-Projekten und 9+ Jahren Erfahrung als HubSpot Gold Partner.
Was ist eine Sales Pipeline in HubSpot?
Eine Sales Pipeline in HubSpot bildet deinen aktuellen Vertriebsprozess für einen bestimmten Geschäftsbereich ab. Wenn du mehrere Geschäftsbereiche hast, in denen du unterschiedliche Produkte verkaufst und die Sales-Prozesse sich unterscheiden, dann erstellst du für jeden Bereich eine eigene Pipeline.
Die Pipeline gibt dir eine visuelle Übersicht, wo deine Leads aktuell stehen — welche Deals offen sind, wie viel Umsatz theoretisch noch aussteht und in welcher Phase sich jeder einzelne Deal befindet. Du siehst auf dem Board die typischen Kärtchen: In der Phase „Lead eingegangen" stehen drei Deals, bei „Termin vereinbart" zwei, bei „Strategiephase" einer, bei „Angebot" zwei weitere.
Diese Kärtchen kannst du per Drag & Drop zwischen den einzelnen Phasen verschieben. Wenn du mehrere Sales-Mitarbeiter hast, kann jeder für bestimmte Deals zuständig sein und an ihnen arbeiten, bis sie gewonnen oder verloren sind. Und das Beste: Zwischen den Phasen kannst du Datenabfragen einrichten, damit jeder Deal im Laufe des Prozesses mit den relevanten Informationen angereichert wird.
Kernprinzip: Eine Sales Pipeline ist kein statisches Konstrukt — sie bildet deinen echten Vertriebsprozess ab. Wenn dein Prozess sich ändert, passt du die Pipeline an. Die Pipeline folgt dem Prozess, nicht umgekehrt.
Wie richtest du eine Sales Pipeline in HubSpot Schritt für Schritt ein?
Eine neue Pipeline erstellst du unter Sales → Deals und dann bei der Pipeline auf „Pipelines bearbeiten". HubSpot hat wahrscheinlich schon eine Default-Pipeline erstellt, als du das Konto angelegt hast — die kannst du bearbeiten oder eine komplett neue Pipeline anlegen. Alternativ erreichst du die Pipeline-Einstellungen auch über die allgemeinen Einstellungen.
Schritt für Schritt:
- Pipeline erstellen: Gehe zu Sales → Deals → Pipeline → „Pipeline erstellen". Gib der Pipeline einen klaren Namen — z.B. „HubSpot Consulting" oder „Produktverkauf B2B".
- Phasen definieren: HubSpot füllt automatisch Standard-Phasen aus. Gehe diese durch und überlege: Welche Schritte durchläuft ein Lead bei dir, bis er zum Kunden wird?
- Wahrscheinlichkeiten setzen: Für jede Phase kannst du eine Deal-Wahrscheinlichkeit angeben. In der Phase „Kennenlerngespräch" vielleicht 20%, bei „Mündliche Zusage" 80%. Das hilft beim gewichteten Forecast.
- Pflichtfelder einrichten: Definiere, welche Daten beim Verschieben in eine Phase abgefragt werden — z.B. Betrag beim Strategiegespräch, Verlustgrund bei „Verloren".
- Speichern und testen: Erstelle einen Test-Deal und schiebe ihn durch alle Phasen. Prüfe, ob die Pflichtfelder korrekt abgefragt werden.
Wie definierst du Deal-Phasen richtig?
Die Deal-Phasen sind das Fundament deiner Sales Pipeline. Sie müssen deinen tatsächlichen Vertriebsprozess abbilden — und der ist von Unternehmen zu Unternehmen komplett unterschiedlich. Bei einer komplexen B2B-Dienstleistung kann der Prozess sechs bis acht Phasen umfassen. Bei einem einfacheren Produktverkauf reichen vielleicht vier.
Ein Beispiel für einen typischen Consulting-Prozess:
| Phase | Wahrscheinlichkeit | Pflichtfelder | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| Kennenlerngespräch | 20% | — | Erster Termin vereinbart |
| Strategiegespräch | 40% | Aktuelle Lizenz, Betrag | Anforderungen besprochen |
| Angebotserstellung | 60% | Kosten, Aufwand | Angebot wird vorbereitet |
| Mündliche Zusage | 80% | — | Kunde hat zugesagt, Vertrag in Arbeit |
| Auftrag gewonnen | 100% | — | Vertrag unterschrieben |
| Auftrag verloren | 0% | Verlustgrund | Deal nicht zustande gekommen |
Beispiel-Phasen für einen Consulting-Vertriebsprozess. Passe die Phasen an deinen eigenen Prozess an.
Ein entscheidender Tipp: Halte die Anzahl der Phasen so klein wie möglich. Wenn du zehn oder zwölf Phasen hast, wird das Board unübersichtlich und deine Mitarbeiter wissen nicht mehr, wohin sie den Deal schieben sollen. Fasse ähnliche Schritte zusammen — wenn du z.B. drei organisatorische Tätigkeiten hast (Angebotserstellung, erste Rechnung, Vertrag anlegen), kombiniere sie zu einer Phase „Organisatorisches".
Die Phasen „Gewonnen" und „Verloren" sind in HubSpot besondere Phasen. Wenn du einen Deal dorthin verschiebst, verändert sich das Abschlussdatum und die Daten werden in den Berichten anders behandelt. Deshalb solltest du diese Phasen immer behalten — du kannst sie aber umbenennen, z.B. in „Auftrag gewonnen" und „Auftrag verloren".
Wann brauchst du mehrere Pipelines?
Mehrere Pipelines brauchst du dann, wenn du unterschiedliche Produkte oder Dienstleistungen mit komplett verschiedenen Vertriebsprozessen verkaufst. Ein klassisches Beispiel: Dein Unternehmen verkauft sowohl eine SaaS-Lösung (kurzer Sales Cycle, wenige Phasen) als auch Enterprise-Consulting (langer Sales Cycle, viele Phasen). Diese beiden Prozesse in eine Pipeline zu quetschen, funktioniert nicht.
Die Faustregel: Wenn sich die Schritte, die ein Lead durchläuft, fundamental unterscheiden, brauchst du eine separate Pipeline. Wenn der Unterschied nur in Details liegt — z.B. unterschiedliche Beträge oder Ansprechpartner — reicht eine Pipeline mit unterschiedlichen Deal-Eigenschaften.
Aus der Praxis: Ein Kunde hatte drei Geschäftsbereiche in einer einzigen Pipeline abgebildet — mit 14 Phasen. Die Sales-Mitarbeiter haben Deals in die falschen Phasen geschoben, weil sie nicht wussten, welche Phasen zu ihrem Bereich gehören. Wir haben das in drei separate Pipelines mit jeweils 5–6 Phasen aufgeteilt. Ergebnis: Die Datenqualität hat sich innerhalb von zwei Wochen massiv verbessert.
In HubSpot erstellst du eine neue Pipeline über Sales → Deals → Pipeline → „Pipeline erstellen". Jede Pipeline hat ihre eigenen Phasen, Pflichtfelder und Automatisierungen. Im Dashboard kannst du die Performance aller Pipelines vergleichen oder einzelne Pipelines isoliert analysieren.
Wie nutzt du Pipeline-Ansichten und das Board effektiv?
Das Pipeline-Board in HubSpot ist dein tägliches Cockpit im Vertrieb. Hier siehst du auf einen Blick alle offenen Deals, den offenen Umsatz pro Phase und den Gesamtfortschritt deiner Pipeline. Die Karten lassen sich per Drag & Drop verschieben, und bei jedem Phasenwechsel werden die definierten Pflichtfelder abgefragt.
HubSpot bietet dir verschiedene Möglichkeiten, das Board zu konfigurieren:
- Karten-Layout anpassen: Wähle, welche Informationen auf den Deal-Karten sichtbar sind — Betrag, Zuständiger, nächste Aktivität. So siehst du die wichtigsten Daten ohne den Deal öffnen zu müssen.
- Filter setzen: Filtere nach Deal-Inhaber, Erstelldatum, Betrag oder beliebigen Deal-Eigenschaften. So kann jeder Sales-Mitarbeiter nur seine eigenen Deals sehen.
- Sortierung ändern: Sortiere Deals innerhalb einer Phase nach Betrag, Erstelldatum oder Priorität. Große Deals sollten oben stehen.
- Gespeicherte Ansichten: Erstelle verschiedene Ansichten für verschiedene Zwecke — eine für das wöchentliche Sales-Meeting, eine für den persönlichen Überblick, eine für das Management.
In der Board-Ansicht siehst du auch aggregierte Zahlen: Wie viel Umsatz ist in jeder Phase offen? Wie viel wurde gewonnen, wie viel verloren? Wie lange dauert es durchschnittlich von der Deal-Erstellung bis zum Abschluss? Diese Kennzahlen helfen dir, Engpässe zu identifizieren — z.B. wenn Deals überdurchschnittlich lange in der Angebotsphase stecken bleiben.
Sales Pipeline professionell einrichten?
Wir definieren deine Phasen, richten Pflichtfelder ein und bauen Automatisierungen zwischen den Stufen.
Kostenlose Beratung buchenWie baust du Automatisierung zwischen Phasen ein?
Die wahre Stärke einer Sales Pipeline entfaltet sich erst mit Automatisierungen. In HubSpot kannst du zwischen den einzelnen Phasen automatische Aktionen auslösen — z.B. eine E-Mail senden, eine Aufgabe erstellen oder den Deal-Inhaber benachrichtigen.
Die wichtigsten Automatisierungen für deine Pipeline:
- Phase → Aufgabe: Wenn ein Deal in die Phase „Angebotserstellung" geschoben wird, erstellt HubSpot automatisch eine Aufgabe „Angebot erstellen" mit Fälligkeitsdatum.
- Phase → E-Mail: Beim Wechsel in „Mündliche Zusage" wird automatisch eine Bestätigungs-E-Mail an den Kontakt gesendet — personalisiert mit Deal-Daten.
- Phase → Benachrichtigung: Wenn ein Deal länger als 14 Tage in einer Phase steckt, bekommt der Inhaber eine Erinnerung.
- Verloren → Feedback: Bei einem verlorenen Deal wird automatisch eine Feedback-Anfrage an den Kontakt gesendet, um den Verlustgrund aus Kundensicht zu verstehen.
Diese Automatisierungen setzt du mit HubSpot Workflows um. Der Trigger ist jeweils „Deal-Phase hat sich geändert". Damit stellst du sicher, dass kein Schritt vergessen wird — egal ob dein Team aus 2 oder 20 Sales-Mitarbeitern besteht.
Wie nutzt du Pipeline-Reporting für bessere Entscheidungen?
Eine sauber gepflegte Pipeline liefert dir die Datenbasis für aussagekräftige Vertriebsberichte. HubSpot bietet dir im Dashboard vorgefertigte Reports, die du sofort nutzen kannst — plus die Möglichkeit, eigene Berichte zu erstellen.
Die wichtigsten KPIs, die du aus deiner Pipeline ablesen kannst:
| KPI | Was er zeigt | Warum er wichtig ist |
|---|---|---|
| Pipeline-Wert | Gesamter offener Umsatz | Forecast-Grundlage für Umsatzplanung |
| Win Rate | Anteil gewonnener Deals | Zeigt die Gesamteffektivität deines Vertriebs |
| Avg. Deal Size | Durchschnittlicher Deal-Wert | Hilft bei der Ressourcenplanung |
| Sales Cycle Length | Tage von Erstellung bis Abschluss | Zeigt, wo Deals zu lange stecken bleiben |
| Verlustgründe | Warum Deals verloren gehen | Basis für Prozessverbesserung |
Zentrale Pipeline-KPIs. Alle sind nur dann aussagekräftig, wenn die Daten in der Pipeline konsequent gepflegt werden.
Besonders wertvoll ist die Auswertung der Verlustgründe. Wenn du bei jedem verlorenen Deal den Grund als Pflichtfeld abfragst — z.B. „Konkurrenz gewählt", „Budget nicht vorhanden", „Kein Bedarf mehr" — kannst du nach 100–200 Deals prozentual auswerten, warum du Deals verlierst. Daraus leitest du konkrete Maßnahmen ab: Wenn 40% der Deals wegen des Preises verloren gehen, musst du vielleicht dein Packaging überdenken. Wenn 30% wegen zu langer Reaktionszeiten abspringen, brauchst du schnellere Prozesse.
Damit das funktioniert, müssen die Daten in der Pipeline stimmen. Das ist der Grund, warum Pflichtfelder bei Phasenwechseln so entscheidend sind — sie stellen sicher, dass kein Deal ohne die relevanten Informationen durch die Pipeline wandert.
Fazit: Die Pipeline ist dein Vertriebscockpit
Eine sauber eingerichtete Sales Pipeline in HubSpot ist der Unterschied zwischen „wir glauben, dass es gut läuft" und „wir wissen, dass wir 23 offene Deals mit €187.000 Volumen haben, davon 5 in der Angebotsphase". Die Pipeline gibt dir Kontrolle, Transparenz und die Datenbasis für bessere Entscheidungen.
Dein Fahrplan: 1. Vertriebsprozess dokumentieren (welche Schritte durchläuft ein Lead?) → 2. Pipeline mit 4–6 Phasen erstellen → 3. Pflichtfelder pro Phase definieren → 4. Verlustgrund als Pflichtfeld bei „Verloren" → 5. Erste Automatisierung einrichten → 6. Nach 30 Tagen Pipeline-Report auswerten. Für die professionelle Einrichtung, schau dir unsere HubSpot-Implementierung an.
Willst du den gesamten HubSpot Sales Hub verstehen — nicht nur die Pipeline? Unser Sales-Hub-Guide zeigt dir alle Features, die deinem Vertrieb zur Verfügung stehen. Und wenn du bereits eine Pipeline hast, aber die Daten nicht stimmen oder der Prozess nicht richtig abgebildet ist, hilft dir unser HubSpot Audit dabei, die Schwachstellen aufzudecken.
Häufige Fragen zur HubSpot Sales Pipeline
Was ist eine Sales Pipeline in HubSpot?
Eine Sales Pipeline in HubSpot bildet deinen Vertriebsprozess visuell als Board ab. Jede Spalte ist eine Phase (z.B. Kennenlerngespräch, Angebot, Zusage), und jeder Deal wird als Karte dargestellt, die du per Drag & Drop zwischen den Phasen verschieben kannst.
Wie erstelle ich eine neue Pipeline in HubSpot?
Gehe zu Sales → Deals → Pipeline → „Pipelines bearbeiten" → „Pipeline erstellen". Gib der Pipeline einen Namen, definiere deine Phasen, setze Deal-Wahrscheinlichkeiten und richte Pflichtfelder pro Phase ein.
Wie viele Phasen sollte eine Pipeline haben?
Empfohlen sind 4–6 Phasen plus „Gewonnen" und „Verloren". Zu viele Phasen machen das Board unübersichtlich und deine Mitarbeiter wissen nicht mehr, wohin sie Deals schieben sollen. Fasse ähnliche Schritte zusammen.
Was sind Pflichtfelder bei Phasenwechseln?
Ab Sales Hub Professional kannst du Eigenschaften als Pflichtfelder definieren, die beim Verschieben eines Deals in eine Phase ausgefüllt werden müssen — z.B. der Betrag bei der Angebotsphase oder der Verlustgrund bei „Verloren". So wird der Datensatz automatisch im Vertriebsprozess angereichert.
Wann brauche ich mehrere Pipelines?
Wenn du unterschiedliche Produkte oder Dienstleistungen mit komplett verschiedenen Vertriebsprozessen verkaufst. Faustregel: Unterscheiden sich die Schritte fundamental, brauchst du eine separate Pipeline. Unterscheiden sich nur Details wie Beträge, reicht eine Pipeline.
Kann ich Automatisierungen zwischen Phasen einrichten?
Ja, mit HubSpot Workflows kannst du beim Phasenwechsel automatische Aktionen auslösen — z.B. Aufgaben erstellen, E-Mails senden oder Benachrichtigungen verschicken. Der Trigger ist „Deal-Phase hat sich geändert".
Welche KPIs liefert die Pipeline?
Die wichtigsten KPIs: Pipeline-Wert (offener Umsatz), Win Rate (Anteil gewonnener Deals), durchschnittlicher Deal-Wert, Sales Cycle Length (Dauer bis Abschluss) und Verlustgründe. Alle KPIs sind nur aussagekräftig, wenn die Daten konsequent gepflegt werden.
In welchem HubSpot-Plan kann ich Pipelines nutzen?
Eine Pipeline ist bereits im kostenlosen HubSpot CRM verfügbar. Mehrere Pipelines, Pflichtfelder bei Phasenwechseln und erweiterte Reporting-Funktionen gibt es ab Sales Hub Professional. Automatisierungen per Workflow erfordern ebenfalls Professional oder höher.
