Diese 10 Sales Dashboards baut MAUTTEC in jedem HubSpot-Projekt

In 9 Jahren MAUTTEC haben wir für 90+ Kunden HubSpot eingerichtet. Es gibt 10 Sales Dashboards, die wir in jedem Projekt bauen — egal ob B2B-Kanzlei oder Maschinenbau-Mittelständler.

Dieser Artikel zeigt dir die exakten 10 Dashboards: welcher Report drauf gehört, welche Filter, welche Zeiträume, welche KPIs du wirklich brauchst.

Mit Filter-Konfigurationen, die du 1:1 übernehmen kannst.

Welche HubSpot-Lizenz brauche ich für Sales Dashboards?

Für die 10 Dashboards in diesem Artikel brauchst du mindestens den Sales Hub Professional. Der kostenlose Sales Hub und Sales Hub Starter reichen nicht, weil du keine benutzerdefinierten Berichte mit mehreren Objekten bauen kannst. Die meisten der hier gezeigten Dashboards verknüpfen Deals mit Unternehmen, Kontakten oder Aktivitäten. Das geht nur ab Professional.

Konkret heißt das: 5 der 10 Dashboards funktionieren auch im Starter-Tier mit Einzelobjekt-Reports, die anderen 5 (Lead-Source-ROI, Win-Rate by Segment, Customer Lifetime Value, Account-Manager-Cockpit, Lost-Deal-Analyse) brauchen den Custom Report Builder. Wer im Sales Hub Starter steckt und ernsthaft Reporting machen will, sollte ein Upgrade einplanen. Eine vollständige Übersicht aller Reporting-Features findest du im Guide zum HubSpot Dashboard erstellen.

Wichtig: Du brauchst zusätzlich saubere Daten. Wenn deine Deal Pipeline nicht korrekt aufgesetzt ist, helfen dir die besten Dashboards nichts. Wir setzen Reporting in Projekten immer als letzten Baustein auf, nachdem Pipelines, Properties und Lifecycle-Stages stehen.

Dashboard 1: Pipeline Health (jeder Sales-Manager braucht das)

Das Pipeline-Health-Dashboard ist die tägliche Steuerungszentrale jedes Sales-Managers. Es beantwortet eine Frage: Ist genug in der Pipeline, um die Quartalsziele zu erreichen? Wir bauen es als allererstes, weil ohne Pipeline-Übersicht keine Sales-Steuerung möglich ist.

Pflicht-Widgets: Pipeline-Wert nach Stage (Balken), Anzahl offener Deals nach Stage, Pipeline-Coverage-Ratio (offene Pipeline geteilt durch Quartalsziel), Top 10 Deals nach Wert, Deals ohne Aktivität in den letzten 14 Tagen. Filter: Pipeline-Stage ist nicht "Closed Won" oder "Closed Lost", Deal-Owner ist Mitglied des Sales-Teams. Zeitraum: Aktuelle Pipeline, kein Datumsfilter (sonst fallen alte aktive Deals raus).

Häufiger Fehler: Sales-Manager bauen das Dashboard mit Datumsfilter "Erstellungsdatum dieses Quartal" und wundern sich, warum offene Deals fehlen, die im Vorquartal angelegt wurden.

Dashboard 2: Sales-Mitarbeiter-Performance

Dieses Dashboard zeigt, wer im Team performt und wer hinterherhinkt. Es ist nicht für die Mitarbeiter selbst gedacht, sondern für den Sales-Manager und die Geschäftsführung. Pflichtanforderung: Jeder Mitarbeiter ist als Deal-Owner sauber gepflegt.

Pflicht-Widgets: Gewonnene Deals pro Owner (Anzahl + Summe), durchschnittlicher Deal-Wert pro Owner, Win-Rate pro Owner, Anzahl offener Deals pro Owner, durchschnittliche Deal-Dauer pro Owner. Filter: Abschlussdatum im aktuellen Quartal, Pipeline = Hauptpipeline. Sortierung: Nach Umsatz absteigend.

Wir blenden bewusst Aktivitätszahlen (Calls, Mails) aus, weil sie ablenken. Performance bemisst sich an Abschluss, nicht an Aktivität. Wer Aktivitäten tracken will, baut sich Dashboard 6. Häufiger Fehler: Sales-Manager nutzen dieses Dashboard für 1:1-Gespräche mit dem Team. Besser ist ein eigenes Mitarbeiter-Dashboard pro Person, das nur die eigenen Zahlen zeigt.

Dashboard 3: Deal Velocity (wo bleiben Deals stecken?)

Deal Velocity misst, wie schnell sich Deals durch die Pipeline bewegen. Ein langsamer Deal-Flow ist meistens ein Pipeline-Design-Problem oder ein Sales-Process-Problem. Dieses Dashboard deckt beides auf.

Pflicht-Widgets: Durchschnittliche Verweildauer pro Pipeline-Stage (in Tagen), Anzahl Deals pro Stage (aktuell offen), Conversion-Rate von Stage zu Stage, längste 10 Verweildauern (Top-Stuck-Deals). Filter: Abschlussdatum letzte 90 Tage für gewonnene Deals (sonst hast du keine Vergleichsbasis), Pipeline = Hauptpipeline. Zeitraum: Rolling 90 Tage.

Was wir damit aufdecken: In 70% der Projekte sehen wir, dass eine bestimmte Stage zum Engpass wird (typisch: "Angebot versendet"). Das ist meistens kein Sales-Problem, sondern ein Prozess-Problem. Das Dashboard zeigt es schwarz auf weiß. Wer tiefer in Pipeline-Optimierung einsteigen will, findet im Pipeline-Guide die passenden Patterns.

Dashboard 4: Lead-Source-ROI

Lead-Source-ROI zeigt, welche Lead-Quelle wirklich Umsatz produziert. Nicht welche Quelle die meisten Kontakte liefert, sondern welche die meisten gewonnenen Deals pro Euro Investment liefert. Das Dashboard ist die Brücke zwischen Marketing und Sales.

Pflicht-Widgets: Anzahl gewonnener Deals nach ursprünglicher Quelle, Umsatz nach ursprünglicher Quelle, Conversion-Rate Lead zu Customer pro Quelle, durchschnittlicher Deal-Wert pro Quelle, Time-to-Close pro Quelle. Filter: Abschlussdatum letzte 12 Monate, Stage = Closed Won. Property: "Ursprüngliche Quelle" auf Kontakt-Ebene.

Häufiger Fehler: Marketing freut sich über 1.000 Leads aus einer Kampagne, Sales sagt "alle Schrott". Dieses Dashboard löst den Streit, weil es nicht Lead-Volumen misst, sondern Deal-Outcome. Voraussetzung: Lead-Management ist sauber aufgesetzt und Quellen werden konsistent erfasst.

Dashboard 5: Quoten-Tracking (Forecast vs. Realität)

Forecast-Dashboards sind die Königsdisziplin. Wir bauen sie in zwei Varianten: einfach (Quartal vs. Ist) für KMU und komplex (Weighted Forecast nach Stage-Wahrscheinlichkeit) für größere Sales-Teams.

Pflicht-Widgets (einfache Variante): Quartalsziel als Zahl, gewonnener Umsatz aktuelles Quartal, Pipeline-Wert dieses Quartal (Abschlussdatum-Filter), Forecast-Erfüllung in Prozent (gewonnen + Pipeline geteilt durch Ziel), gewonnene Deals nach Monat im Quartal. Filter: Abschlussdatum aktuelles Quartal, Pipeline = Hauptpipeline. Zusätzlich: Owner-Filter optional, falls Quoten pro Person getrackt werden.

Komplexe Variante zusätzlich: Weighted Pipeline (Pipeline-Wert mal Stage-Wahrscheinlichkeit), Best Case / Worst Case Forecast, Vergleich mit Vorquartal. Voraussetzung: Pipeline-Stages haben realistische Wahrscheinlichkeiten gepflegt (HubSpot-Default ist Quatsch, immer projektspezifisch kalibrieren).

Dashboard 6: Aktivitäts-Tracking (Calls, Emails, Meetings)

Das Aktivitäts-Dashboard ist umstritten. Wir bauen es, weil es bei neuen Sales-Teams hilft, Verhalten zu etablieren. Bei eingespielten Teams blenden wir es aus, weil Aktivität nicht gleich Outcome ist. Faustregel: Im ersten Jahr nach HubSpot-Einführung relevant, danach optional.

Pflicht-Widgets: Calls pro Owner pro Woche, Emails pro Owner pro Woche, Meetings pro Owner pro Woche, Aktivitäts-zu-Deal-Ratio (Aktivitäten geteilt durch erstellte Deals), Top-3-Aktivitäts-Tage. Filter: Aktivitäts-Datum letzte 4 Wochen, Owner = aktive Sales-Mitarbeiter. Zeitraum: Rolling 4 Wochen.

Häufiger Fehler: Sales-Mitarbeiter loggen Calls nicht, weil sie das Dashboard als Überwachung empfinden. Lösung: Aktivitäten via Workflow automatisch tracken (Email-Send über Sequences, Meeting-Bookings über Meeting-Tool). Manuelles Logging funktioniert in der Praxis nicht.

Dashboard 7: Lost-Deal-Analyse (warum verlieren wir?)

Verlorene Deals sind die wertvollste Datenquelle im CRM. Voraussetzung: Pipeline hat eine Pflicht-Property "Lost Reason" und Sales-Mitarbeiter müssen den Grund beim Verlieren angeben. Ohne diese Disziplin ist das Dashboard wertlos.

Pflicht-Widgets: Verlorene Deals nach Lost-Reason (Kreis), Lost-Reason nach Pipeline-Stage (in welcher Stage verlieren wir warum?), durchschnittlicher Deal-Wert verlorener Deals pro Reason, verlorene Deals nach Quelle (welche Lead-Quelle bringt schlechte Leads?), Top-Wettbewerber bei verlorenen Deals. Filter: Stage = Closed Lost, Abschlussdatum letzte 6 Monate.

Was wir damit aufdecken: Bei einem Maschinenbau-Kunden zeigte das Dashboard, dass 60% der verlorenen Deals den Lost-Reason "Preis zu hoch" hatten — alle in derselben Pipeline-Stage. Das war kein Preis-, sondern ein Qualifikations-Problem in der Stage davor. Mit dem Insight haben wir die Discovery überarbeitet und die Win-Rate ist um 18% gestiegen.

Dashboard 8: Win-Rate by Segment

Win-Rate-Dashboards zeigen, welche Kundensegmente überhaupt gut zu dir passen. Es ist eines der strategischsten Dashboards im Sales-Stack, weil es Positionierung und ICP-Definition (Ideal Customer Profile) datengetrieben absichert.

Pflicht-Widgets: Win-Rate nach Branche, Win-Rate nach Unternehmensgröße (Mitarbeiter), Win-Rate nach Region/Land, Win-Rate nach Deal-Größe (kleine vs. große Deals), Win-Rate nach Lead-Quelle. Filter: Abschlussdatum letzte 12 Monate, alle Closed Won und Closed Lost zusammen (nur dann ist die Rate berechenbar).

Voraussetzung: Du musst die Properties "Branche", "Mitarbeiterzahl", "Land" auf Unternehmens-Ebene sauber gepflegt haben. Wenn 60% der Datensätze leer sind, ist das Dashboard wertlos. Was wir damit aufdecken: In jedem zweiten Projekt sehen wir, dass eine bestimmte Branche oder Größenklasse 3x bessere Win-Rates hat als der Durchschnitt. Das ist die Vorlage für Marketing-Targeting und Sales-Priorisierung.

Dashboard 9: Customer Lifetime Value

CLV-Dashboards sind das Bindeglied zwischen Sales und Account-Management. Sie beantworten die Frage: Was sind unsere Kunden über die Lebensdauer wert? Voraussetzung: Du trackst Folgegeschäft und Renewals als eigene Deals in einer separaten Pipeline.

Pflicht-Widgets: Durchschnittlicher CLV pro Kunde, CLV nach Erstvertrag-Größe (kleine Erstdeals vs. große Erstdeals), CLV nach Branche, Anzahl Folgeverträge pro Kunde, durchschnittliche Kunden-Lebensdauer in Monaten. Filter: Pipeline = Bestandskunden-Pipeline, Stage = Closed Won. Zeitraum: All-Time (CLV ist eine kumulierte Metrik).

Häufiger Fehler: CLV wird auf Kontakt-Ebene gerechnet statt auf Unternehmens-Ebene. In B2B ist Unternehmens-Ebene fast immer richtig, weil Ansprechpartner wechseln, Firmen aber bleiben. Wer Folgegeschäft systematisch ausbauen will, braucht zusätzlich saubere Renewal-Workflows mit automatischen Reminder-Tasks.

Dashboard 10: Account-Manager-Cockpit (Bestandskunden)

Das letzte Dashboard ist nicht für Neukunden-Sales, sondern für Account-Management. Bestandskunden-Reporting wird in 80% der Projekte vergessen — dabei steckt dort der einfachste Umsatz.

Pflicht-Widgets: Top 20 Kunden nach Umsatz Year-to-Date, Kunden mit auslaufenden Verträgen in den nächsten 90 Tagen, Kunden ohne Aktivität in den letzten 60 Tagen (Churn-Risk), Upsell-Opportunities (offene Deals in Bestandskunden-Pipeline), durchschnittlicher Wert Folgevertrag. Filter: Lifecycle-Stage = Customer, Pipeline = Bestandskunden-Pipeline.

Was wir damit aufdecken: Account-Manager sehen sofort, welche 5 Kunden diese Woche Aufmerksamkeit brauchen. Ohne dieses Dashboard arbeiten Account-Manager im Blindflug und merken erst nach Vertragsende, dass ein Kunde abgewandert ist.

Welche Reports gehören NICHT auf ein Sales-Dashboard?

Genauso wichtig wie die richtigen Reports sind die falschen. Sales-Dashboards verkommen schnell zu Daten-Friedhöfen, weil jeder Stakeholder seinen Lieblings-KPI dazuhaben will. Unsere Regel: Maximal 6 bis 8 Widgets pro Dashboard. Alles darüber ist kognitive Überlastung und führt dazu, dass das Dashboard nicht mehr genutzt wird.

Was nicht aufs Sales-Dashboard gehört: Marketing-KPIs (Website-Traffic, Newsletter-Öffnungsraten), Service-KPIs (Ticket-Volumen, Response-Zeit), interne Admin-Daten (Datenqualitäts-Reports), individuelle Mitarbeiter-Aktivitäten in Manager-Views. Diese Reports gehören auf separate Dashboards für die jeweiligen Teams oder Personen.

Auch raus: Reports ohne Entscheidungsbezug. Frag dich vor jedem neuen Widget: Was ändere ich, wenn diese Zahl steigt oder fällt? Wenn keine Antwort da ist, hat das Widget auf dem Dashboard nichts verloren.

Wie verteilst du Dashboards an dein Team?

Dashboards bauen ist die halbe Miete. Die andere Hälfte ist Verteilung und Adoption. In HubSpot kannst du Dashboards für einzelne Personen, Teams oder das ganze Unternehmen freigeben. Wir empfehlen folgendes Setup:

• Pipeline Health (Dashboard 1): Sales-Manager + Geschäftsführung. Daily Check-in
• Mitarbeiter-Performance (2): Sales-Manager + Geschäftsführung. Wöchentliches 1:1-Gespräch
• Deal Velocity (3) und Lost-Deal (7): Sales-Manager. Monatliches Sales-Review
• Lead-Source-ROI (4): Marketing + Sales-Manager + Geschäftsführung. Quartalsweise
• Forecast (5): Geschäftsführung + CFO. Wöchentlich, vor Forecast-Calls
• Aktivität (6): Sales-Mitarbeiter individuell. Selbst-Steuerung
• Win-Rate by Segment (8) und CLV (9): Geschäftsführung + Marketing. Strategische Quartals-Reviews
• Account-Manager-Cockpit (10): Account-Manager. Daily Check-in

Zusätzlich richten wir in jedem Projekt einen automatischen Email-Versand der wichtigsten Dashboards ein. Pipeline Health an den Sales-Manager Montag morgens, Forecast an die Geschäftsführung jeden Sonntag. So müssen Stakeholder nicht aktiv ins HubSpot, sondern bekommen die KPIs in ihre Inbox.

Letzter Schritt: Dashboard-Owner pro Dashboard definieren. Jedes Dashboard braucht eine Person, die es monatlich review-t und säubert. Ohne Owner verkommen Dashboards binnen 6 Monaten zu Datenmüll.

Häufige Fragen zu HubSpot Sales Dashboards