Die HubSpot Deal Pipeline ist das Herzstück deines Vertriebsprozesses — hier wird aus einem Kontakt ein Kunde. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du die Deal Pipeline im Alltag richtig nutzt: Deals erstellen, durch Phasen bewegen, Pflichtfelder einrichten und am Ende die Sales-Performance auswerten. Nicht das Setup, sondern die tägliche Arbeit mit der Pipeline steht hier im Fokus.
Was ist die HubSpot Deal Pipeline und warum brauche ich sie?
Die Sales Pipeline in HubSpot ist ein eigenes Objekt — ähnlich wie ein Kontakt oder ein Unternehmen. Der entscheidende Unterschied: In der Pipeline geht es um Umsatz. Während du im CRM Kontakte und Unternehmen verwaltest, bildet die Deal Pipeline deinen gesamten Geschäftsprozess im Sales ab — vom ersten Potenzial bis zum Abschluss.
Die Pipeline trennt das, was dir Umsatz bringt, von allem anderen in deinem CRM. Du hast Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter und sonstige Kontakte im System — aber nur die Deals zeigen dir, wo konkretes Geschäftspotenzial liegt. Genau das macht die Deal Pipeline zum wichtigsten Werkzeug für jeden Vertriebler. Wenn du die Grundlagen von HubSpot kennst, ist die Pipeline der nächste logische Schritt.
Kernidee: Die Deal Pipeline ist nichts anderes als dein Geschäftsprozess im Sales — visuell dargestellt als Kanban-Board. Jede Karte ist ein Deal, jede Spalte eine Phase. Du siehst auf einen Blick, wie viele offene Deals du hast und wie viel Umsatz in jeder Phase steckt.
Wie entsteht ein Deal in der HubSpot Pipeline?
Ein Deal kann manuell erstellt werden — oder automatisch über einen Workflow. In der Praxis empfehlen wir die automatische Deal-Erstellung: Sobald ein Kontakt qualifiziert wird (z.B. über eine Property-Änderung), erzeugt ein Workflow automatisch einen Deal in der Pipeline. Das spart Zeit und stellt sicher, dass kein qualifizierter Lead verloren geht.
Im konkreten Beispiel funktioniert das so: Ein neuer Lead kommt über die Webseite rein und landet als Kontakt im CRM. Der Setter (oder Vertriebsmitarbeiter) versucht, den Kontakt zu erreichen — per E-Mail, Telefon oder über die HubSpot-Sequenzen. Dabei werden Qualifizierungsfragen gestellt: Wie groß ist das Unternehmen? In welcher Branche? Besteht echtes Interesse? Wenn der Kontakt qualifiziert ist, wird automatisch ein Deal erstellt.
Der Deal wird automatisch mit dem Kontakt und dem Unternehmen verknüpft. Alle Aktivitäten — Calls, E-Mails, Notizen — werden sowohl beim Kontakt als auch beim Deal protokolliert. So hast du eine lückenlose Historie, die jeder im Team nachvollziehen kann.
Wie definiere ich die richtigen Pipeline-Phasen?
Die Phasen deiner Deal Pipeline sollten deinen tatsächlichen Sales-Prozess widerspiegeln — nicht mehr und nicht weniger. Zu viele Phasen machen die Pipeline unübersichtlich, zu wenige geben dir keinen Einblick in den Status deiner Deals. Die goldene Regel: So wenige Phasen wie möglich, so viele wie nötig.
Ein bewährtes Beispiel aus der Praxis für den Dienstleistungsbereich:
| Phase | Bedeutung | Typische Aktion |
|---|---|---|
| Potenzial entdeckt | Ein Setter hat Potenzial im Kontakt erkannt | Erstgespräch vorbereiten, NDA einholen |
| Im Follow-up | Kontaktaufnahme läuft, noch ein Blocker | Nachfassen, Entscheider identifizieren |
| Meeting vereinbart | Sales-Gespräch steht fest | Agenda vorbereiten, Team informieren |
| Abstimmung | Angebot wird erstellt und besprochen | Betrag eintragen, Angebot erstellen |
| Verhandlung | Konditionen werden verhandelt | Stunden/Scope finalisieren |
| Abgeschlossen — gewonnen | Vertrag unterschrieben | Onboarding starten |
| Abgeschlossen — verloren | Deal nicht zustande gekommen | Verlustgrund dokumentieren |
Im Handwerk sehen die Phasen natürlich anders aus — dort brauchst du vielleicht eine Phase für den Vor-Ort-Termin oder die Aufmaß-Erstellung. Passe die Phasen immer an dein konkretes Geschäftsmodell an. Die Phasen kannst du jederzeit in den Board-Optionen unter "Phasen und Status bearbeiten" anpassen. Wie du die Pipeline technisch einrichtest, zeigt unser Artikel zur HubSpot Sales Pipeline Einrichtung.
Wichtig: Halte die Phasen so schlank wie möglich. Wenn du einen komplexen Sales-Prozess mit vielen Phasen baust, wird es für deine Sales-Mitarbeiter unübersichtlich — sie wissen nicht mehr, was in welcher Phase zu tun ist. Fünf bis sieben Phasen (inklusive gewonnen/verloren) sind für die meisten Unternehmen optimal.
Was ist besser — Board-Ansicht oder Listenansicht?
HubSpot bietet zwei Ansichten für die Deal Pipeline: Die Board-Ansicht (Kanban) und die Listenansicht (tabellarisch). Beide haben ihre Berechtigung — aber für die tägliche Arbeit im Vertrieb empfehlen wir klar die Board-Ansicht.
Board-Ansicht vs. Listenansicht
Board-Ansicht (Kanban)
- Visueller Überblick über alle Phasen
- Drag & Drop zum Verschieben von Deals
- Umsatz pro Phase sofort sichtbar
- Farbliche Markierungen möglich
- Ideal für tägliches Pipeline-Management
Listenansicht (Tabelle)
- Alle Deals untereinander mit Spalten
- Besser für Filterung und Sortierung
- Ähnlich wie Excel-Tabelle
- Ideal für Reporting und Export
- Für große Datenmengen übersichtlicher
Die Board-Ansicht zeigt dir auf einen Blick, wie viele offene Deals in jeder Phase stecken und wie viel Umsatz dort wartet. Du siehst sofort: sieben offene Deals in der Pipeline, davon drei im Follow-up und zwei in der Verhandlung. Unten siehst du den geschätzten Gesamtumsatz pro Phase — unverzichtbar für die Sales-Planung.
Pipeline-Prozess optimieren?
Wir richten deine HubSpot Deal Pipeline ein — passend zu deinem Vertriebsprozess.
Jetzt beraten lassenWie nutze ich Pflichtfelder und Datenabfragen in der Pipeline?
Eines der mächtigsten Features der Deal Pipeline sind die Pflichtfelder pro Phase. Du kannst festlegen, dass bestimmte Informationen eingetragen werden müssen, bevor ein Deal in die nächste Phase verschoben werden kann. Das stellt sicher, dass dein Team die richtigen Daten zum richtigen Zeitpunkt erfasst.
Ein Praxisbeispiel: In der Phase "Potenzial entdeckt" wird noch kein Betrag verlangt — der Setter weiß zu diesem Zeitpunkt oft noch nicht, wie groß der Deal wird. Aber ab der Phase "Abstimmung" ist der Betrag ein Pflichtfeld. Wenn der Sales-Mitarbeiter den Deal dorthin verschiebt, öffnet sich automatisch ein Fenster, das nach dem Betrag fragt. Ohne Eingabe geht es nicht weiter.
Beim Abschließen eines verlorenen Deals kannst du sogar den Verlustgrund als Pflichtfeld hinterlegen. Im Beispiel: "Warum wurde der Deal nicht gewonnen?" — mit Auswahlmöglichkeiten wie "Konkurrenz gewählt", "Budget zu hoch" oder "Timing nicht passend". Bei "Konkurrenz gewählt" öffnet sich eine weitere Abfrage: "Welcher Konkurrent war es?" Diese Daten sind Gold wert für die spätere Analyse über HubSpot Dashboards.
Wie schließe ich Deals ab und analysiere die Ergebnisse?
Ein Deal endet immer in einer von zwei Phasen: "Abgeschlossen — gewonnen" oder "Abgeschlossen — verloren". Beide Abschlussarten liefern wertvolle Daten. Gewonnene Deals zeigen dir deinen Umsatz, deine Conversion Rate und die durchschnittliche Deal-Dauer. Verlorene Deals zeigen dir, warum Geschäfte scheitern — und wo du besser werden kannst.
Im Deal-Datensatz findest du nach dem Abschluss alle relevanten Informationen: den Betrag, die Dauer von der Erstellung bis zum Abschluss, alle protokollierten Aktivitäten und — bei verlorenen Deals — den Verlustgrund. Du kannst zusätzlich einen Kalkulationsbereich einrichten, in dem Stundensätze, interne Kosten und die Marge hinterlegt sind. So siehst du nicht nur den Umsatz, sondern auch die Profitabilität jedes Deals.
Über die Zeit sammelst du so einen wertvollen Datenschatz: Wie viel Umsatz wurde gewonnen? Wie viel verloren? Wie lange dauert ein Deal durchschnittlich? Welche Verlustgründe kommen am häufigsten vor? Welcher Vertriebler hat die höchste Abschlussquote? All das lässt sich mit den richtigen HubSpot Dashboards und Reports auswerten.
Praxis-Insight: Ein Kontakt kann mehrere Deals haben. Wenn Michael Wagner heute ein HubSpot-Projekt beauftragt und in sechs Monaten ein weiteres, erstellst du einfach einen zweiten Deal. So baust du über die Zeit eine vollständige Kundenhistorie auf — inklusive Gesamtumsatz pro Kontakt und Unternehmen.
Wie optimiere ich meine Deal Pipeline für bessere Ergebnisse?
Eine Pipeline ist nie "fertig". Nach 2-3 Monaten aktiver Nutzung bekommst du Feedback vom Team und vom Markt: Eine Phase wird übersprungen, eine andere ist zu breit gefasst, die Datenqualität in einer bestimmten Phase ist schlecht. Das ist normal — und der Moment, in dem du die Pipeline optimieren solltest.
- Phasen anpassen: Entferne Phasen, die dein Team überspringt. Teile Phasen auf, in denen Deals zu lange stagnieren.
- Mehrere Pipelines nutzen: Wenn du verschiedene Geschäftsmodelle hast (z.B. Neukunden vs. Bestandskunden-Upselling), nutze separate Pipelines statt einer überkomplexen.
- Automatisierungen hinzufügen: Nutze Workflows, um Aufgaben bei Phase-Wechsel automatisch zu erstellen oder Benachrichtigungen zu senden.
- Deal-Karten anpassen: Zeige auf den Karten die Informationen an, die dein Team wirklich braucht — Betrag, Nächste Aktivität, Deal-Owner.
- Regelmäßige Pipeline-Reviews: Einmal pro Woche sollte das Sales-Team gemeinsam die Pipeline durchgehen und stagnierende Deals identifizieren.
Wenn du mit dem HubSpot Sales Hub arbeitest, hast du zusätzlich Zugriff auf Pipeline-Analysen: Conversion Rates zwischen den Phasen, durchschnittliche Verweildauer pro Phase und Forecasting-Tools. Diese Daten helfen dir, Engpässe zu identifizieren und deinen Vertriebsprozess kontinuierlich zu verbessern. Ein HubSpot Audit kann aufdecken, wo deine Pipeline Optimierungspotenzial hat.
Fazit: So holst du das Maximum aus deiner Deal Pipeline
Die HubSpot Deal Pipeline ist mehr als ein Kanban-Board — sie ist das Nervenzentrum deines Vertriebs. Richtig genutzt, gibt sie dir jederzeit einen Überblick über offene Deals, erwarteten Umsatz und die Performance deines Teams. Der Schlüssel liegt in klar definierten Phasen, gezielten Pflichtfeldern und der konsequenten Nutzung durch das gesamte Team.
Quick-Start-Empfehlung: Definiere maximal 5-7 Pipeline-Phasen, die deinen tatsächlichen Sales-Prozess widerspiegeln. Richte Pflichtfelder für Betrag (ab der Angebotsphase) und Verlustgrund (bei verlorenen Deals) ein. Starte mit einer Pipeline und erweitere nur, wenn dein Geschäftsmodell es erfordert. Wer professionelle Unterstützung möchte, dem empfehlen wir ein HubSpot Setup mit einem Partner — Pipeline inklusive.
Häufige Fragen zur HubSpot Deal Pipeline
Was ist der Unterschied zwischen Deal Pipeline und Sales Pipeline?
In HubSpot sind Deal Pipeline und Sales Pipeline dasselbe. Der Begriff beschreibt den visuellen Prozess, in dem Deals (Geschäftsmöglichkeiten) durch verschiedene Phasen bewegt werden — vom ersten Potenzial bis zum Abschluss.
Wie viele Pipeline-Phasen sollte ich haben?
Fünf bis sieben Phasen inklusive der Abschlussphasen (gewonnen/verloren) sind für die meisten Unternehmen optimal. Zu viele Phasen verwirren das Team, zu wenige geben keinen ausreichenden Einblick in den Deal-Status. Orientiere dich an deinem tatsächlichen Vertriebsprozess.
Kann ich mehrere Deal Pipelines in HubSpot haben?
Ja. Ab der Professional-Stufe kannst du mehrere Pipelines anlegen — zum Beispiel eine für Neukundengeschäft und eine für Bestandskunden-Upselling. Jede Pipeline hat eigene Phasen und Einstellungen. In der Starter-Stufe ist nur eine Pipeline verfügbar.
Wie erstelle ich automatisch Deals aus qualifizierten Kontakten?
Nutze einen HubSpot Workflow mit dem Trigger "Property-Änderung" — z.B. wenn der Lead-Status auf "qualifiziert" gesetzt wird. Als Aktion wählst du "Deal erstellen" und definierst Pipeline, Phase und Deal-Name. So entsteht automatisch ein Deal, sobald ein Kontakt qualifiziert wird.
Was sind Pflichtfelder in der Pipeline und wie richte ich sie ein?
Pflichtfelder sind Properties, die ausgefüllt werden müssen, bevor ein Deal in eine bestimmte Phase verschoben werden kann. Du richtest sie unter Board-Optionen → Phasen und Status bearbeiten ein. Typische Pflichtfelder: Betrag ab der Angebotsphase, Verlustgrund bei verlorenen Deals.
Wie tracke ich, warum Deals verloren gehen?
Richte den Verlustgrund als Pflichtfeld für die Phase "Abgeschlossen — verloren" ein. Erstelle ein Dropdown-Feld mit typischen Gründen (Konkurrenz, Budget, Timing, Kein Bedarf). Optional: eine Folgefrage wie "Welcher Konkurrent?" für tiefere Analyse. Diese Daten lassen sich über Reports und Dashboards auswerten.
Wie sehe ich den erwarteten Umsatz in meiner Pipeline?
In der Board-Ansicht zeigt HubSpot unter jeder Phase den Gesamtbetrag aller Deals an. Du siehst sofort, wie viel Umsatz in jeder Phase steckt. Für detailliertere Analysen nutze die Pipeline-Reports im Dashboard-Bereich — dort findest du auch Forecasting-Funktionen und Conversion-Raten zwischen Phasen.
Brauche ich eine Agentur für die Pipeline-Einrichtung?
Eine einfache Pipeline mit 5-7 Phasen kannst du selbst einrichten. Wenn du Pflichtfelder, Automatisierungen, mehrere Pipelines und detaillierte Reports brauchst, lohnt sich ein erfahrener Partner. Wir sehen häufig Pipelines, die technisch eingerichtet, aber nicht auf den tatsächlichen Vertriebsprozess abgestimmt sind — ein Partner hilft, beides zusammenzubringen.
