Apollo.io ist eines der beliebtesten Tools für Datenanreicherung und Lead-Recherche — und lässt sich direkt mit HubSpot verbinden. In diesem Artikel zeige ich dir, wie die Apollo HubSpot Integration funktioniert, wie du Felder mappst, bestehende CRM-Daten anreicherst und neue Leads recherchierst. Basierend auf über 90 Kundenprojekten und 9+ Jahren Erfahrung als HubSpot Gold Partner.
Was ist Apollo.io und wie funktioniert es?
Apollo.io ist eine Datenbank mit über 270 Millionen Kontakten und 60 Millionen Unternehmen. Das Tool sammelt Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen — primär LinkedIn-Profile, Unternehmenswebseiten und Handelsregisterdaten — und stellt sie dir für Vertrieb und Marketing zur Verfügung.
Im Kern ist Apollo ein Scraper: Das Tool besucht LinkedIn-Profile und Firmenwebseiten, extrahiert Informationen wie Name, Position, Unternehmen, Standort, Branche und Mitarbeiterzahl und speichert sie in einer zentralen Datenbank. Wenn du einen Kontakt suchst, kaufst du mit Credits den Zugang zu den Daten — insbesondere E-Mail-Adressen und Telefonnummern.
Der entscheidende Vorteil gegenüber manueller Recherche: Apollo liefert dir in Sekunden Daten, für die du sonst Stunden auf LinkedIn oder in Handelsregistern verbringen würdest. Und in Kombination mit HubSpot landen diese Daten direkt in deinem CRM — bereit für Lead Scoring, Sequenzen oder Kampagnen.
Kernprinzip: Apollo ist kein CRM — es ist eine Datenquelle. Du nutzt Apollo, um Kontakte zu finden und Daten anzureichern. Die eigentliche Vertriebsarbeit (Sequenzen, Deals, Pipeline) findet in HubSpot statt.
Wie funktioniert Datenanreicherung mit Apollo?
Datenanreicherung (Data Enrichment) bedeutet: Du hast bereits Kontakte in deinem CRM, denen aber wichtige Informationen fehlen — etwa Branche, Mitarbeiteranzahl, Standort oder Telefonnummer. Apollo füllt diese Lücken automatisch auf, indem es deine bestehenden Datensätze mit seiner Datenbank abgleicht.
Das funktioniert in zwei Richtungen: Entweder du reicherst bestehende HubSpot-Kontakte an (Enrichment) oder du recherchierst völlig neue Kontakte in Apollos Datenbank und überträgst sie nach HubSpot. Beide Wege kosten Credits — Apollos interne Währung, die du über dein Abo oder als Zusatzpaket kaufst.
| Anwendungsfall | Was passiert | Credits |
|---|---|---|
| CRM Enrichment | Apollo ergänzt fehlende Felder bei bestehenden Kontakten (Branche, Stadt, Telefon) | 1 Credit pro Kontakt |
| Lead-Recherche | Du suchst neue Kontakte nach Filtern (Branche, Größe, Position) und überträgst sie | 1 Credit pro Kontakt |
| E-Mail-Verifizierung | Apollo prüft, ob eine E-Mail-Adresse zustellbar ist | Inkl. bei Enrichment |
| Automatisches Enrichment | Neue Kontakte in HubSpot werden automatisch angereichert | 1 Credit pro Kontakt |
Credit-Kosten variieren je nach Apollo-Plan. Stand: März 2026.
Wie verbindest du Apollo mit HubSpot?
Die Verknüpfung von Apollo und HubSpot ist unkompliziert und dauert etwa 5 Minuten. Du brauchst Admin-Zugang zu beiden Tools — danach ist die Integration mit wenigen Klicks aktiv.
- Apollo Admin öffnen: Gehe in Apollo zu Settings → Integrations. Du findest dort HubSpot als eine der nativen Integrationen.
- HubSpot verbinden: Klicke auf "Connect" und melde dich mit deinem HubSpot-Account an. Apollo fordert Berechtigungen an — bestätige diese. Die Verbindung ist danach sofort aktiv.
- Sync-Richtung festlegen: Entscheide, ob Daten nur von Apollo nach HubSpot fließen oder bidirektional synchronisiert werden. Für die meisten Anwendungsfälle reicht Apollo → HubSpot.
- Testen: Wähle einen einzelnen Kontakt in Apollo und klicke auf "Push to HubSpot". Prüfe, ob der Kontakt korrekt in HubSpot angelegt wurde.
Nach der Verbindung steht dir in Apollo die Option "HubSpot Actions" zur Verfügung — du kannst Kontakte mit einem Klick ins CRM übertragen. Umgekehrt kann Apollo auf deine bestehenden HubSpot-Daten zugreifen, um Enrichment durchzuführen. Eine Übersicht aller HubSpot Integrationen findest du in unserem separaten Guide.
Wie mappst du Felder und Lifecycle Stages zwischen Apollo und HubSpot?
Feld-Mapping stellt sicher, dass Apollos Datenfelder den richtigen HubSpot Properties zugeordnet werden. Ohne korrektes Mapping landen Daten im falschen Feld oder gehen verloren — das ist einer der häufigsten Fehler bei der Integration.
In den Apollo Integration Settings findest du zwei Bereiche für Mapping: Lifecycle Stage Mapping und Field Mapping. Beim Lifecycle Mapping ordnest du Apollos Stages (z.B. "New", "Working") deinen HubSpot Lifecycle Stages zu. Beim Field Mapping verknüpfst du einzelne Datenfelder.
| Apollo-Feld | HubSpot Property | Hinweis |
|---|---|---|
| Title | Job Title | Standard-Mapping |
| Company Name | Company Name | Standard-Mapping |
| Industry | Industry | Werte müssen übereinstimmen |
| Employee Count | Number of Employees | Ggf. Custom Property nötig |
| LinkedIn URL | LinkedIn URL (Custom) | Custom Property in HubSpot anlegen |
| City | City | Standard-Mapping |
| Phone | Phone Number | Standard-Mapping |
Prüfe nach dem ersten Sync, ob alle Felder korrekt befüllt wurden. Custom Properties müssen in HubSpot vorab angelegt werden.
Aus der Praxis: Lege in HubSpot immer ein Custom Property "Datenquelle" an und setze es beim Import auf "Apollo". So kannst du später filtern, welche Kontakte aus Apollo stammen und deren Datenqualität separat bewerten. Das ist besonders wichtig für Lead Scoring und Reporting.
Wie recherchierst du neue Leads in Apollo und überträgst sie nach HubSpot?
Apollo bietet eine leistungsstarke Suchfunktion, mit der du gezielt nach potenziellen Kunden filtern kannst — ähnlich wie LinkedIn Sales Navigator, aber mit direktem CRM-Transfer. Du definierst Filter, wählst passende Kontakte aus und überträgst sie mit einem Klick nach HubSpot.
- Filter definieren: Gehe in Apollo auf "People" oder "Companies" und stelle deine Kriterien ein: Jobtitel (CEO, Geschäftsführer, Head of Marketing), Branche, Unternehmensgröße, Standort und weitere Faktoren.
- Ergebnisse prüfen: Apollo zeigt dir passende Kontakte mit verfügbaren Daten. Klicke auf einzelne Profile, um Details wie Position, Unternehmen und verifizierte E-Mail zu prüfen.
- Zur Liste hinzufügen: Wähle die relevanten Kontakte aus und füge sie einer Apollo-Liste hinzu (z.B. "HubSpot Research Q1 2026"). Listen helfen dir, Kampagnen organisiert zu halten.
- Nach HubSpot übertragen: Öffne die Liste, wähle die Kontakte und klicke auf "HubSpot Actions" → "Push to HubSpot". Die Kontakte erscheinen innerhalb von Sekunden in deinem CRM — inklusive aller verfügbaren Daten.
- In HubSpot weiterarbeiten: Füge die neuen Kontakte einer HubSpot-Liste hinzu, starte eine Sequenz, erstelle Aufgaben oder lass das Lead Scoring die Priorisierung übernehmen.
Wie reicherst du bestehende CRM-Daten über Apollo an?
Wenn du bereits Kontakte und Unternehmen in HubSpot hast, denen wichtige Daten fehlen, kannst du diese über Apollos CRM Enrichment ergänzen. Das ist besonders wertvoll für Bestandskunden, bei denen Branche, Mitarbeiterzahl oder Postleitzahl fehlen — Daten, die du für Segmentierung und Leadgenerierung brauchst.
- Data Enrichment öffnen: Gehe in Apollo zu Data Enrichment → CRM. Apollo zeigt dir eine Übersicht deiner synchronisierten HubSpot-Kontakte und -Unternehmen.
- Kontakte auswählen: Du kannst einzelne Kontakte oder ganze Segmente zum Enrichment auswählen. Apollo zeigt dir, welche Daten es für jeden Kontakt zur Verfügung hat.
- Enrichment starten: Klicke auf "Enrich" — Apollo gleicht deine Kontakte mit seiner Datenbank ab und schreibt fehlende Informationen direkt in die gemappten HubSpot-Felder.
- Ergebnisse prüfen: Öffne die angereicherten Kontakte in HubSpot und prüfe, ob die neuen Daten plausibel sind. Nicht alle Daten sind aktuell — besonders bei kleineren Unternehmen kann es Abweichungen geben.
Das Enrichment läuft in Echtzeit: Du klickst auf "Enrich", und innerhalb von Sekunden sind die Daten in HubSpot aktualisiert. Für die Nachbearbeitung und Segmentierung deiner angereicherten Daten kannst du HubSpot Workflows nutzen — z.B. um Kontakte mit bestimmten Branchen automatisch einem Sales-Mitarbeiter zuzuweisen.
Welche Nachteile und Grenzen hat Apollo?
Apollo ist ein leistungsstarkes Tool, aber nicht fehlerfrei. Bevor du dich auf die Daten verlässt, solltest du diese Einschränkungen kennen — sie beeinflussen direkt die Qualität deiner CRM-Daten und damit deinen Vertriebserfolg.
- Datenqualität nicht garantiert: Apollo weiß nicht immer, woher die Daten stammen oder wie aktuell sie sind. Personen wechseln Jobs, Unternehmen ändern ihre Struktur. Prüfe kritische Daten (Telefonnummern, E-Mails) vor dem ersten Kontakt.
- Manuelle Arbeit erforderlich: Die Recherche und Auswahl von Kontakten ist manuell. Zwar kannst du Listen erstellen und per Klick nach HubSpot übertragen, aber die Qualitätsprüfung bleibt bei dir. Automatische Workflows über Tools wie n8n oder Zapier können diesen Prozess teilweise automatisieren.
- Credit-Kosten skalieren: Jedes Enrichment und jeder neue Kontakt kostet Credits. Bei hohem Volumen (1.000+ Kontakte pro Monat) summieren sich die Kosten schnell. Kalkuliere vorher, wie viele Credits du realistisch brauchst.
- DSGVO-Bedenken: Apollo sammelt Daten aus öffentlichen Quellen, aber die Nutzung für Kaltakquise unterliegt in der EU strengen Regeln. Kläre mit deinem Datenschutzbeauftragten, ob und wie du Apollo-Daten für Marketing und Vertrieb einsetzen darfst.
- Europäische Daten oft lückenhaft: Apollos Datenbank ist stark auf den US-Markt fokussiert. Für deutsche oder europäische Unternehmen sind die Daten oft weniger vollständig als für amerikanische — insbesondere bei Mitarbeiteranzahl und Branchenzuordnung.
Apollo und HubSpot für dein Team einrichten?
Wir helfen dir, die Integration sauber aufzusetzen, Felder korrekt zu mappen und Enrichment-Workflows zu automatisieren.
Kostenlose Beratung buchenFazit: Apollo macht dein HubSpot CRM vollständiger
Die Apollo HubSpot Integration löst eines der häufigsten CRM-Probleme: unvollständige Daten. Ob du bestehende Kontakte anreicherst oder neue Leads recherchierst — Apollo liefert die fehlenden Puzzlestücke direkt in dein CRM. Aber: Datenqualität ist nie garantiert, und die Credits wollen sinnvoll eingesetzt sein.
Dein Fahrplan: 1. Apollo-Account erstellen und mit HubSpot verbinden → 2. Feld-Mapping konfigurieren (inkl. Custom Property "Datenquelle") → 3. Erste 50 Kontakte anreichern und Datenqualität prüfen → 4. Lead-Recherche-Workflow definieren → 5. Mit Lead Scoring priorisieren. Für eine maßgeschneiderte Umsetzung, schau dir unsere HubSpot-Implementierung an.
Willst du das volle Potenzial deiner Daten ausschöpfen? Unser Komplett-Guide zur Leadgenerierung zeigt dir den gesamten Funnel von A bis Z. Und unser Integrations-Überblick hilft dir, die richtigen Tools mit HubSpot zu verbinden. Falls dein CRM bereits implementiert ist, deckt unser HubSpot Audit Optimierungspotenziale auf.
Häufige Fragen zur Apollo HubSpot Integration
Was ist Apollo.io?
Apollo.io ist eine Vertriebs-Datenbank mit über 270 Millionen Kontakten und 60 Millionen Unternehmen. Das Tool sammelt Daten aus öffentlichen Quellen wie LinkedIn und Firmenwebseiten und stellt sie für Lead-Recherche, Datenanreicherung und Outbound-Vertrieb zur Verfügung.
Wie verbinde ich Apollo mit HubSpot?
Gehe in Apollo zu Settings, dann Integrations, und klicke auf HubSpot Connect. Melde dich mit deinem HubSpot-Account an und bestätige die Berechtigungen. Die Verbindung ist in weniger als 5 Minuten aktiv und ermöglicht bidirektionale Datensynchronisierung.
Was kostet die Apollo HubSpot Integration?
Die Integration selbst ist kostenlos — sie ist in allen Apollo-Plänen enthalten. Kosten entstehen durch Credits: Jedes Enrichment und jeder neue Kontakt verbraucht Credits. Der kostenlose Apollo-Plan bietet begrenzte Credits, kostenpflichtige Pläne starten bei circa 49 USD pro Monat.
Wie genau sind die Daten von Apollo?
Apollo gibt Verifizierungsstufen für E-Mail-Adressen an (verifiziert, wahrscheinlich, nicht verifiziert). Die Datenaktualität variiert — bei großen US-Unternehmen sind die Daten meist korrekt, bei kleineren europäischen Firmen gibt es häufiger Lücken oder veraltete Informationen. Prüfe kritische Daten immer manuell.
Kann ich Apollo-Daten für Kaltakquise in Deutschland nutzen?
Die DSGVO erlaubt Kaltakquise per E-Mail nur unter bestimmten Bedingungen — etwa bei berechtigtem Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Telefonische Kaltakquise an Geschäftskunden ist in Deutschland unter Auflagen erlaubt. Kläre die rechtliche Situation mit deinem Datenschutzbeauftragten, bevor du Apollo-Daten für Outbound nutzt.
Welche HubSpot-Felder kann ich mit Apollo befüllen?
Apollo kann Standard-Properties wie Name, E-Mail, Telefon, Jobtitel, Unternehmen, Stadt und Branche befüllen. Zusätzlich kannst du Custom Properties mappen — z.B. LinkedIn URL, Mitarbeiteranzahl oder Datenquelle. Das Mapping konfigurierst du in den Apollo Integration Settings.
Gibt es Alternativen zu Apollo für Datenanreicherung?
Ja, bekannte Alternativen sind ZoomInfo (größere Datenbank, deutlich teurer), Clearbit (jetzt Teil von HubSpot), Lusha und Cognism. Für den europäischen Markt bieten Echobot und Dealfront oft bessere Datenabdeckung als Apollo. Die Wahl hängt von Budget, Zielmarkt und benötigtem Datenvolumen ab.
Kann ich Enrichment automatisieren?
Ja, Apollo bietet die Option, neue Kontakte und Unternehmen in HubSpot automatisch anzureichern. Bedenke aber, dass jedes automatische Enrichment Credits verbraucht. Für kontrolliertes Enrichment kannst du externe Automatisierungstools wie n8n oder Zapier nutzen, um den Prozess regelbasiert zu steuern.
